Proteja sus documentos Martes 27 de Enero de 2009 09:37

El padre de Louis Barajas construyó un próspero negocio a través de la fabricación de hierro forjado ornamental. Aunque sobresalió como artista, no era bueno para mantener sus registros ordenados.
“Mi padre tiene una educación de sexto grado de México”, dice Barajas, consultor para empresas pequeñas y autor de “Pequeños negocios, gran vida”. “Sabe leer, pero las montañas de papel son demasiado para él”.

Para mejorar esta situación era necesario empezar por alguna parte. Para ello, Barajas decidió diseñar un sistema en torno a la rutina de su padre, comenzando cada jornada de trabajo llevando a sus cuadrillas a desayunar al McDonald’s. Luego de esto, Barajas le dijo que limpiara la taza después de terminar su café y que la colocara en el posavasos de su camioneta. Allí dejaría todos los recibos del día y al final de éste, los llevaría a casa para entregárselos a su esposa, la que los organizaría por categoría de gasto en carpetas y luego archivarlas en una gran caja organizadora de cartón marcada con el año. La idea funcionó.

“La verdad es que los contratistas simplemente siempre están muy ocupados”, dice Barajas. “Tienen muchas cosas que hacer y siempre se están ocupando de las cosas más urgentes. El problema es que todo parece urgente. Mantener registros implica ser muy proactivo. Sin embargo, no es tan difícil una vez que se establece un sistema”, asegura.

El mejor sistema para usted será el que en efecto utiliza, ya sea un sofisticado sistema computacional o un simple juego de carpetas de archivos. Lo más importante es evitar perder tiempo valioso buscando los recibos en su escritorio, camioneta o bolsillos, cuando tiene una reunión importante con su ejecutivo de cuenta, contador o con su agente de seguros.

Organizar y respaldar documentos también significa una considerable diferencia si llegara a pasar algo fuera de lo común con su empresa, tal como una auditoria, un litigio o algún tipo de desastre. Donna Childs, dueña de una empresa de servicios financieros en Manhattan, NY, no pudo regresar a su oficina ni tampoco a su casa después del ataque terrorista a las Torres Gemelas (World Trade Center). Gracias a que tuvo la astucia de respaldar todos los documentos de su empresa en línea, volvió a sus funciones una semana después del ataque, trabajando a distancia desde New Jersey. Por el contrario, la mayoría de las empresas en su edificio quebraron en menos de seis meses.

Son muchos los que respaldan archivos de un disco a otro dentro del mismo o a un disco duro externo. Este simple ejercicio ayudaría en el caso de un colapso del sistema, pero no si el computador es robado o destruido.

“Si el subterráneo se inunda, los computadores no sobreviven en el agua”, indica Brent Cobb, vicepresidente de administración de productos para Cbeyond, Atlanta, empresa que se especializa en respaldos de documentación y computadores para empresas pequeñas. Childs recomienda enfáticamente la compra de un escáner digital, que cuesta menos de $100 dólares y la dedicación y tiempo cada día para convertir sus documentos de papel a formato digital. Estos archivos digitales pueden ser respaldados en un servicio en línea, donde los guardan por tan sólo $15 dólares mensuales.

“En algunos casos, las personas tratan de respaldar estos documentos en discos compactos y memorias portátiles”, afirma Cobb. “El problema es que se pueden perder, ser robados o dañados. Respaldar en línea es lo mejor. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar”.

La otra ventaja es el ahorro de espacio que normalmente está asignado para gabinetes de clasificación y archivadores, dice Barajas, cuya empresa pasó de tener 14 gabinetes de clasificación a tan sólo tres, después de escanear todos sus documentos.

Lo último en respaldo de documentos en línea es hacerlo en foma automática, tal como lo hace la mayoría de la gente que maneja antivirus automáticos en sus computadores. Sólo se debe fijar un horario y el computador hace el resto.

“Si usted se encarga de dicha labor y respalda los archivos en forma manual, se le olvidará”, indica Cobb. Respalde a diario en forma automática y fije el programa para que ocurra en la mitad de la noche cuando nadie está usando el computador. En su computador, las áreas más importantes para respaldar están en el archivo “Mis documentos”.

Si le preocupa tener que respaldar su información con terceros, considere adquirir un dispositivo de memoria flash que se puede conectar a uno de los puertos USB de su computador. Son extremadamente pequeños, pero tienen capacidad para guardar una gran cantidad de información y, en algunos casos, vienen con programas incorporados.

Las memorias flash son mucho más resistentes que un disco compacto, y cuestan menos de $200 dólares, por lo tanto son bastante asequibles.
Si usa Microsoft Outlook, fije una alarma diaria en el calendario para recordarle que tiene que respaldar sus archivos. En el caso de los contratistas, los documentos más importantes son los contratos, los documentos de un proyecto en particular, tales como horarios, listas de asistencia y órdenes de compra, los registros de empleados y las nóminas y los recibios de impuestos. Cuando esté listo, sólo desconecte el disco, póngalo en su bolsillo (también puede colgarlo en su llavero) y llévelo a casa.

Lo más complicado de este sistema es el período de adaptación. Si no cree posible que pueda tener un sistema electrónico para respaldar sus documentos, no se preocupe.
Por ahora, lo importante es que compre suficientes carpetas y archivadores de cartón y comience por ahí. Childs recomienda cajas codificadas por color según nivel de prioridad para usted y su empresa – rojo para prioridad alta y azul para prioridad baja. En la caja roja ponga papeles de la empresa –arriendos, pólizas de seguro, recibos de devolución de impuestos y nóminas. “Si se activa la alarma de incendio, agarre la caja roja y corra”, recomienda Childs.

Use las carpetas tipo “acordeón” para proyectos individuales y archive documentos por mes, aconseja Jack Veale, consultor de pequeña empresa, quien trabaja con muchos dueños de empresas constructoras. “Estas cosas sólo cuestan un par de dólares”, indica. “Ponga los documentos en la carpeta, al final de año colóquelas en una caja, anote la fecha correspondiente y el año hasta cuando se debe guardar”.
Organizar los proyectos por mes puede factilitarle además la transferencia de registros a un programa electrónico de contabilidad, como por ejemplo, Quicken o QuickBooks.

¿Qué debe guardar y por cuánto tiempo? Aquí le damos algunas pautas, cortesía del capacitador de pequeñas empresas John Reddish:
? Documentos de la empresa, estados financieros anuales y devolución de impuestos: nunca se deshaga de este tipo de documentos.

• Registros de nóminas: seis años.
• Recibos y garantías de activos de la empresa, tales como camionetas, equipos, herramientas y computadores: mientras los tenga, más tres años adicionales.
• Registro de empleados: la duración de la actividad laboral, más tres años adicionales.
• Contratos: el período del contrato, más seis años.
• Hipotecas y escrituras: mientras sea dueño de la propiedad, más seis años.
• Pólizas de seguro y certificados: la vida de la póliza, más cuatro años.
• Órdenes de compra con cheques cancelados o estados de cuenta de sus tarjetas de crédito: la vida del artículo comprado, más siete años.
• Estados de cuenta bancarios o cartolas: al menos siete años.
• Papeletas de depósito: cuatro años.
• Cuentas y recibos: siete años.
• Patentes, derechos de propiedad y marcas registradas: nunca se deshaga de este tipo de documentos.

— Pat Curry, Colaboradora ENC.

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