Mi nombre es Sergio Grado y soy propietario y administrador de mi propia compañía de construcción. Al igual que usted dispongo de muy poco personal y debido a los recientes insucesos económicos he aprendido a hacer más con menos. En este artículo y en la serie de artículos siguientes le enseñaré de primera mano cómo manejar su empresa de construcción desde el terreno.
Aunque la mayoría de nosotros desearía poder quedarse en la oficina, la realidad es que si usted tiene un negocio pequeño, debe desempeñar distintas y variadas tareas. Usted es el contador, el gerente de compras, el tasador y desempeña muchos otros cargos que se requieren para mantener en funcionamiento su negocio.
Lo que le mostraré es la manera de usar las herramientas que le ofrece el mundo moderno tales como un computador portátil, un iPad y un celular para manejar su negocio, sin importar en donde se encuentre. Estas herramientas le serán útiles tanto si usted es un contratista general, un constructor, un instalador de pisos, un plomero, un electricista, etc. Los principios básicos son los mismos.
Así que empecemos con las herramientas básicas que necesita para mantenerse conectado con su oficina y manejar su negocio de manera eficiente.
Un computador
Todos los negocios necesitan un computador. No importa si es un computador personal o un portátil. Instale uno en su oficina o en su casa, si en ella tiene su oficina. El computador se va a convertir en la base de todas sus operaciones, ya que toda su información fluirá desde allí.
Si tiene un computador de más de tres años, le recomiendo categóricamente que lo actualice. Adquiera uno que tenga la mayor capacidad de memoria, el procesador más rápido y un disco duro grande. También es deseable que tenga conectividad Wi-Fi.
Solicite a los profesionales del lugar en donde compre su computador que le ayuden a configurar una red en su casa. Asegúrese de incluir una buena impresora. La más útil es una que pueda escanear, imprimir y enviar faxes. El modelo ideal es uno de la serie Epson Workforce.
Hay principalmente cuatro programas de software que usted debe tener en su computador y que le van a ser de gran ayuda para administrar su negocio. Dichos programas son:
1. Un navegador de internet como Microsoft Internet Explorer. Este programa viene generalmente con el software operativo del computador. Todo lo que usted tiene que hacer es asegurarse de tener acceso a Internet. Si no lo tiene, ¡consígalo! Es de vital importancia para el éxito de su negocio.
2. Un software de escaneo como PaperPort 12 le permitirá escanear todas sus facturas y recibos y mantenerlos organizados. Además, gracias a este programa usted podrá reducir la cantidad de papel en su escritorio. Aprenderá a recibir facturas directamente en PaperPort para que pueda procesarlas rápida y eficazmente desde donde se encuentre.
3. Es fundamental que tenga un software para procesamiento de faxes como eFax. Hay otros en el mercado, pero eFax ha demostrado ser el más popular y confiable. eFax le permite recibir y enviar faxes. Todos los documentos que usted produce en su computador pueden ser enviados por fax, por medios electrónicos, sin necesidad de imprimirlos antes. También puede recibir faxes enviados a su número de eFax a través de correo electrónico. Llegan directamente a su bandeja de entrada y si usted tiene PaperPort también irán directamente a una carpeta de faxes para que usted los lea. No tiene que imprimir los faxes.
4. Un software de correo electrónico como Microsoft Outlook va a ser su herramienta para recibir y enviar correos electrónicos. Lo más seguro es que su computador ya venga con un Outlook instalado, así que úselo. Si no tiene Outlook, puede usar un correo electrónico online como Gmail, Yahoo, AOL y muchos otros que hay disponibles. En todo caso, asegúrese de tener un medio para recibir correos electrónicos.
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| Es hora de entrar en la onda digital |
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Bienvenidos a esta primera edición del que espero se convierta en el artículo más útil que usted leerá con nosotros todos los meses aquí, en El Nuevo Constructor.
Por Sergio Grado*
Mi nombre es Sergio Grado y soy propietario y administrador de mi propia compañía de construcción. Al igual que usted dispongo de muy poco personal y debido a los recientes insucesos económicos he aprendido a hacer más con menos. En este artículo y en la serie de artículos siguientes le enseñaré de primera mano cómo manejar su empresa de construcción desde el terreno.
Aunque la mayoría de nosotros desearía poder quedarse en la oficina, la realidad es que si usted tiene un negocio pequeño, debe desempeñar distintas y variadas tareas. Usted es el contador, el gerente de compras, el tasador y desempeña muchos otros cargos que se requieren para mantener en funcionamiento su negocio.
Lo que le mostraré es la manera de usar las herramientas que le ofrece el mundo moderno tales como un computador portátil, un iPad y un celular para manejar su negocio, sin importar en donde se encuentre. Estas herramientas le serán útiles tanto si usted es un contratista general, un constructor, un instalador de pisos, un plomero, un electricista, etc. Los principios básicos son los mismos.
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Un computador
Todos los negocios necesitan un computador. No importa si es un computador personal o un portátil. Instale uno en su oficina o en su casa, si en ella tiene su oficina. El computador se va a convertir en la base de todas sus operaciones, ya que toda su información fluirá desde allí.
Si tiene un computador de más de tres años, le recomiendo categóricamente que lo actualice. Adquiera uno que tenga la mayor capacidad de memoria, el procesador más rápido y un disco duro grande. También es deseable que tenga conectividad Wi-Fi.
Solicite a los profesionales del lugar en donde compre su computador que le ayuden a configurar una red en su casa. Asegúrese de incluir una buena impresora. La más útil es una que pueda escanear, imprimir y enviar faxes. El modelo ideal es uno de la serie Epson Workforce.
Hay principalmente cuatro programas de software que usted debe tener en su computador y que le van a ser de gran ayuda para administrar su negocio. Dichos programas son:
1. Un navegador de internet como Microsoft Internet Explorer. Este programa viene generalmente con el software operativo del computador. Todo lo que usted tiene que hacer es asegurarse de tener acceso a Internet. Si no lo tiene, ¡consígalo! Es de vital importancia para el éxito de su negocio.
2. Un software de escaneo como PaperPort 12 le permitirá escanear todas sus facturas y recibos y mantenerlos organizados. Además, gracias a este programa usted podrá reducir la cantidad de papel en su escritorio. Aprenderá a recibir facturas directamente en PaperPort para que pueda procesarlas rápida y eficazmente desde donde se encuentre.
3. Es fundamental que tenga un software para procesamiento de faxes como eFax. Hay otros en el mercado, pero eFax ha demostrado ser el más popular y confiable. eFax le permite recibir y enviar faxes. Todos los documentos que usted produce en su computador pueden ser enviados por fax, por medios electrónicos, sin necesidad de imprimirlos antes. También puede recibir faxes enviados a su número de eFax a través de correo electrónico. Llegan directamente a su bandeja de entrada y si usted tiene PaperPort también irán directamente a una carpeta de faxes para que usted los lea. No tiene que imprimir los faxes.
4. Un software de correo electrónico como Microsoft Outlook va a ser su herramienta para recibir y enviar correos electrónicos. Lo más seguro es que su computador ya venga con un Outlook instalado, así que úselo. Si no tiene Outlook, puede usar un correo electrónico online como Gmail, Yahoo, AOL y muchos otros que hay disponibles. En todo caso, asegúrese de tener un medio para recibir correos electrónicos.
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