Voy a compartir con usted cómo llevar la contabilidad usando su celular y la cámara que éste tiene incorporada. Les mostraré cómo hacer seguimiento de cada recibo correspondiente a todos los materiales que usted compra durante el día y también le enseñaré cómo llevar un presupuesto para los proyectos.
Por Sergio Grado*
Para la herramienta digital de hoy va a necesitar tanto su portátil como su celular. En su portátil quiero que vaya al sitio web www.xpenser.com. Este es el programa “gratuito” que usted va a usar para hacer seguimiento de sus recibos. Configure una cuenta y lea el manual del usuario para que se familiarice con el programa. No se preocupe por tratar de aprenderlo todo de una sola vez. Yo lo voy a guiar en todo lo que debe saber.
Una vez que haya configurado su cuenta online Expenser, tome su celular y configuremos un “Contacto” en su directorio de direcciones que le facilitará ingresar sus recibos. Expenser es un programa que le permite tomar una foto de su recibo y enviarla a su cuenta online, en donde será asentado en el informe que usted designe. Así es como usted va a hacer seguimiento de los gastos de sus proyectos y a manejar un presupuesto.
En su directorio de contactos seleccione la opción “Crear un nuevo contacto”. Cuando tenga la pantalla abierta para un nuevo contacto ingrese en el campo “Primer Nombre” la palabra “Expenser”. Así va a poder encontrar este contacto. Adicionalmente, en el campo “Compañía” ingrese algo así como “Para enviar por correo electrónico los gastos”, para que usted sepa lo que es “Expenser”. Ahora desplácese al campo “Correo electrónico” e ingrese aquí r@expenser.com. Esta es la dirección a donde usted enviará sus recibos. Guarde el contacto y listo.
Ahora practiquemos el ingreso de un recibo. Elija un recibo viejo o nuevo y tómele una foto con la cámara de su teléfono celular. Cuando haya tomado la foto, presione la tecla “Opciones”. En el Blackberry es la tecla con el símbolo de Blackberry. Al presionar esta tecla se abrirá la pantalla de opciones, en donde usted puede elegir guardar la foto o enviarla. “Envíe” la foto por correo electrónico. Seleccione correo electrónico y asegúrese de enviar la foto en su tamaño original. Presione “OK” para ir a la pantalla de correo electrónico. En el campo “PARA” escriba “Expenser”, pero sin las comillas (“”). Se dará cuenta de que como ya está en su directorio de contactos se diligencia de manera automática. En el campo “PARA” debe aparecer la dirección r@expenser.com que usted ingresó antes. Ahora, vaya al campo “Asunto” y borre el texto que hay allí, reemplácelo por el siguiente:
Por ejemplo, supongamos que usted hizo una compra en Home Depot y que ahora quiere ingresar el recibo.
Lugar de la compra: Home Depot
Valor: US$25.50
Mercancía comprada: (2) rollos de aislamiento en fibra de vidrio
Luego, usted quiere aplicar esto a un proyecto específico. Vamos a llamar a este proyecto “Remodelación Rodríguez”. Usted ya debe tener este reporte configurado en su contabilidad en línea. Si no la tiene, no se preocupe. Cuando regrese a su oficina puede configurarla. Su recibo estará allí para que usted lo transfiera al reporte correspondiente.
A continuación, usted va a ingresar algunas “ETIQUETAS” (tags) que le van a decir al programa Expenser cómo identificar su recibo. Le recomiendo que identifique de cuál cuenta corriente provino el pago y si pagó con un cheque o con tarjeta débito. Más tarde, usted puede hacer una búsqueda usando estas ETIQUETAS para ubicar todas las compras que hizo usando una tarjeta débito de una determinada cuenta corriente. La manera de identificar las ETIQUETAS es poniendo un “#” en frente de la ETIQUETA, por ejemplo #débito, para identificar que esta compra se hizo con una tarjeta débito.
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| Tecnologías para la generación de negocios |
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Voy a compartir con usted cómo llevar la contabilidad usando su celular y la cámara que éste tiene incorporada. Les mostraré cómo hacer seguimiento de cada recibo correspondiente a todos los materiales que usted compra durante el día y también le enseñaré cómo llevar un presupuesto para los proyectos. Por Sergio Grado*
Para la herramienta digital de hoy va a necesitar tanto su portátil como su celular. En su portátil quiero que vaya al sitio web www.xpenser.com. Este es el programa “gratuito” que usted va a usar para hacer seguimiento de sus recibos. Configure una cuenta y lea el manual del usuario para que se familiarice con el programa. No se preocupe por tratar de aprenderlo todo de una sola vez. Yo lo voy a guiar en todo lo que debe saber.
Una vez que haya configurado su cuenta online Expenser, tome su celular y configuremos un “Contacto” en su directorio de direcciones que le facilitará ingresar sus recibos. Expenser es un programa que le permite tomar una foto de su recibo y enviarla a su cuenta online, en donde será asentado en el informe que usted designe. Así es como usted va a hacer seguimiento de los gastos de sus proyectos y a manejar un presupuesto.
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En su directorio de contactos seleccione la opción “Crear un nuevo contacto”. Cuando tenga la pantalla abierta para un nuevo contacto ingrese en el campo “Primer Nombre” la palabra “Expenser”. Así va a poder encontrar este contacto. Adicionalmente, en el campo “Compañía” ingrese algo así como “Para enviar por correo electrónico los gastos”, para que usted sepa lo que es “Expenser”. Ahora desplácese al campo “Correo electrónico” e ingrese aquí r@expenser.com. Esta es la dirección a donde usted enviará sus recibos. Guarde el contacto y listo.
Ahora practiquemos el ingreso de un recibo. Elija un recibo viejo o nuevo y tómele una foto con la cámara de su teléfono celular. Cuando haya tomado la foto, presione la tecla “Opciones”. En el Blackberry es la tecla con el símbolo de Blackberry. Al presionar esta tecla se abrirá la pantalla de opciones, en donde usted puede elegir guardar la foto o enviarla. “Envíe” la foto por correo electrónico. Seleccione correo electrónico y asegúrese de enviar la foto en su tamaño original. Presione “OK” para ir a la pantalla de correo electrónico. En el campo “PARA” escriba “Expenser”, pero sin las comillas (“”). Se dará cuenta de que como ya está en su directorio de contactos se diligencia de manera automática. En el campo “PARA” debe aparecer la dirección r@expenser.com que usted ingresó antes. Ahora, vaya al campo “Asunto” y borre el texto que hay allí, reemplácelo por el siguiente:
Por ejemplo, supongamos que usted hizo una compra en Home Depot y que ahora quiere ingresar el recibo.
Lugar de la compra: Home Depot
Valor: US$25.50
Mercancía comprada: (2) rollos de aislamiento en fibra de vidrio
Luego, usted quiere aplicar esto a un proyecto específico. Vamos a llamar a este proyecto “Remodelación Rodríguez”. Usted ya debe tener este reporte configurado en su contabilidad en línea. Si no la tiene, no se preocupe. Cuando regrese a su oficina puede configurarla. Su recibo estará allí para que usted lo transfiera al reporte correspondiente.
A continuación, usted va a ingresar algunas “ETIQUETAS” (tags) que le van a decir al programa Expenser cómo identificar su recibo. Le recomiendo que identifique de cuál cuenta corriente provino el pago y si pagó con un cheque o con tarjeta débito. Más tarde, usted puede hacer una búsqueda usando estas ETIQUETAS para ubicar todas las compras que hizo usando una tarjeta débito de una determinada cuenta corriente. La manera de identificar las ETIQUETAS es poniendo un “#” en frente de la ETIQUETA, por ejemplo #débito, para identificar que esta compra se hizo con una tarjeta débito.
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